Работая в офисе, обычно всем нам приходится писать электронные письма клиентам, коллегам по работе или поставщикам. Есть много разных причин, по которым вам нужно написать электронное письмо по работе (например, чтобы что-то попросить, получить новую информацию, пожаловаться на что-то и т. д.). Потому очень важно соблюдать структуру business email. Главное отличие делового письма  – высокая информативность и лаконичность.

Правила написания официальных электронных писем на английском языке

Чтобы правильно написать электронное письмо на английском, не импровизируйте! Прочтите следующие советы, чтобы избежать серьезных ошибок.

Тема

Тема – это первая часть информации, которую видят получатели электронного письма, и если тема написана неправильно или неясно, это может подтолкнуть читателя к его удалению, даже не открывая! Поэтому важно с самого начала дать ясное и точное сообщение, указав содержание или причину написания двумя или тремя словами, которые привлекают внимание получателя.

Стиль

В отличие от многих других языков, которые требуют длинных сложных предложений в формальном письменном контексте, английский очень лаконичен и предпочитает короткие предложения и простую структуру. Убедитесь, что вы разбили текст на два или три абзаца – это позволит читателю быстро увидеть ключевые моменты.

 

Формулы вежливости

Когда вы пишете электронное письмо на английском, вы не только используете другой язык, но и попадаете в другую культуру с другими привычками. Англосаксы в целом уделяют много внимания формам вежливости и благодарности, поэтому никогда не забывайте добавлять их.

Проверка вашего email 

Никогда не отправляйте электронное письмо на английском, не перечитав написанное. Грамматические ошибки или опечатки очень распространены даже на вашем родном языке, а потому на английском вы можете легко ошибиться. Двойная проверка написанного – обязательный пункт при отправке любого делового письма.

Убедитесь, что ваши электронные письма заканчиваются всей важной информацией о вас, в том числе:

имя и фамилия

название компании

относительные данные о вашей компании (название, адрес ..)

ссылка на сайт компании (при необходимости)

Формат официального электронного письма на английском языке:

Introduction (Начало)

Body Text (Основной текст)

Conclusion (Заключение)

Introduction (Начало)

В зависимости от типа ваших отношений с человеком, которому вы пишете, есть разные способы начать электронное письмо, но любое письмо всегда должно начинаться с приветствия. В нашем конкретном случае наиболее подходящими вариантами являются:

Dear Mr/Mrs/Ms (фамилия получателя, e.g. Mr Black)

Dear Sir/Madam (если Вы не знаете имя получателя) или более нейтрально ‘To whom it may concern’

Далее, в письме указываете по какому поводу вы пишите это письмо :

I am writing with regard to… (email subject)

I am writing in connection with… (email subject)

I am writing in reference to…

 

Или более информативно:

 

I am writing to let you know…

I am delighted to tell you… (if you’re communicating good news)

I regret to inform you that… (if you’re communicating bad news)

 

Если это ответное письмо:

I am writing in response to…

I am writing in reply to…

I am writing to thank you for… (if you need to thank the recipient) 

 

Body Text (Основной текст)

Не существует обычных формул для написания основной части текста, потому что это зависит от того, что вам нужно сообщить. Общие правила заключаются в том, что текст должен быть разделен на короткие абзацы, избегая сокращений (при возможности), которые вы, наоборот, можете использовать, когда пишете неформальное письмо семье и друзьям.

В зависимости от типа отправляемого сообщения есть несколько способов написать заключительную часть перед тем, как закончить электронное письмо, например:

I look forward to hearing from you soon

Thank you in advance

For further information, please do not hesitate to contact me

Please let me know if you have any questions

Thanks for your attention

 

Conclusion (Заключение)

Наиболее распространенный способ завершить электронное письмо:

Best regards

Kind regards

Yours faithfully (if you began the email with ‘Dear Sir/Madam’ because you don’t know the name of the recipient)

Yours sincerely (if you began the email with ‘Dear Mr/Mrs/Ms + surname)

Regards

Приведем самые распространенные примеры официальных business emails на английском языке

Посмотрим, как все это работает на практике.

Example 1: Delay with the delivery of an order

Subject: Delivery delay

 

Dear Mr Pascal, 

We regret to inform you that we will not be able to respect the deadline previously agreed for the delivery of your order. Our supplier has warned us today that they are experiencing supply problems, which will result in a delay in our production chain. We count on your understanding and thank you for your patience. 

Please accept our apologies.

 

Best regards,

Example 2: Replying to a job advertisement

 

Subject: Web Content Editor position 

Dear Sir/Madam, 

With reference to your job ad in xxx, I would like to submit my application for the position of Web Content Editor in your company. 

I graduated in Communication Sciences at the University of xxx and worked for several years in a Digital Agency as Content Specialist. I believe my skills and experience are in line with the requirements for the job position. I will be glad to introduce myself in an interview, that will allow you to better evaluate my possible recruitment. 

 

Please find attached a copy of my resume. I look forward to hearing from you.

 

Yours faithfully,

…

Example 3: Sending a product catalogue

 

Subject: New product catalogue 

Dear Ms.Chapman, 

Following your request, we have recently sent you our new catalogue. We are convinced that it will enable you to see the quality of our products. Our local agent will contact you soon to arrange a meeting on a day and time that suits you in order to discuss in detail how our products can be of benefit to your company’s needs.

For further information, please do not hesitate to contact us. 

Yours sincerely, 

…

Как видите, нет ничего сложного в написании business email. Для всех желающих более подробно изучить Деловой английский мы рекомендуем обучение Business English с поддержкой